Les outils Google, un atout pour la productivité

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Les outils Google, un atout pour la productivité

Loin est l’époque où Google n’était qu’un simple moteur de recherche. Aujourd’hui, la firme de Mountain View met à disposition des particuliers et entreprises de nombreux outils interconnectés, pour la plupart gratuits, destinés à simplifier leur activité et à rendre plus productives les heures passées à travailler.

Quels sont les principaux outils Google ?

  • Gmail

Le plus célèbre et complet des services de messagerie, consultable depuis n’importe quel appareil électronique, permet d’optimiser l’organisation de sa messagerie via ses fonctionnalités de filtres, groupements, et autres rangements par contact. Une récente fonction donne désormais la possibilité de bloquer un contact afin que ces messages arrivent directement dans le dossier des spams.

  • Google Agenda

Agenda électronique qui accompagne son utilisateur partout et tout le temps, Google Agenda centralise la gestion de l’organisation de son temps, en évitant le coût et la perte possible d’un agenda papier, ainsi que le syndrome de multiplication des post-its sur le bureau. Google Agenda permet notamment de planifier son emploi du temps et de le partager, de créer des évènements en les gérant de manière collaborative, d’avoir des rappels personnalisés pour chaque événement, et d’avoir son agenda de manière synchronisée sur tous ses appareils tout en étant consultable en simple lecture même hors connexion.

  • Google Drive

Google Drive est l’outil de collaboration par excellence, permettant le stockage centralisé et le partage de fichiers en ligne. Tous les fichiers sont, selon les paramètres de partage définis, modifiables en temps réel par plusieurs personnes en même temps. Via les fonctions de chat et de commentaire intégrées, l’interaction entre plusieurs personnes sur un même document est optimisée. Google Drive permet également le partage de documents trop volumineux pour les emails, tels que des photos ou vidéos. Le Drive intègre enfin l’OCR ou technologie de reconnaissance optique de caractères, qui identifie avec précision du texte dans les éléments scannés et numérisés.

  • Google Docs

Cet outil de « Word » collaboratif inclus dans Google Drive est désormais doté d’une nouvelle technologie de reconnaissance vocale, permettant de gagner du temps en dictant son texte à l’aide du micro de son ordinateur ou smartphone au lieu de le taper à l’écrit.

  • Google Sheets

De la même manière, Google Sheets est intégré dans le Drive et permet des fonctionnalités plus poussées qu’un tableau classique. Parmi celles-ci, on retient par exemple la fonction « Explore » qui analyse automatiquement et instantanément les données contenues dans la feuille de calcul, permettant ainsi d’avoir une vue d’ensemble de ses données avec des synthèses et des graphiques.

  • Google Keep

Application mobile et web, Keep facilite l’organisation des notes et permet de mettre en ordre ses listes de tâches. Sous la forme d’un tableau de posts-its virtuel, l’utilisateur peut ajouter autant de notes qu’il le souhaite, organiser ses actions selon leur niveau d’urgence et lister en les cochant les actions en cours ou réalisées.

  • Google Hangouts

Ce service indispensable de messagerie instantanée est très utile en interne comme en externe. Il permet d’envoyer des messages, de chatter en temps réel, de passer un appel audio, ou de lancer une vidéoconférence entre collaborateurs.

  • Google Analytics

Google Analytics fait gagner beaucoup de temps à l’entreprise en lui rendant accessible de manière organisée de nombreuses données indispensables à son développement. Il permet par exemple de mesurer l’audience d’un site internet et d’identifier ses caractéristiques ou encore d’identifier quelles sont les pages les plus consultées. Un outil très puissant pour mesurer l’impact de vos actions en terme de référencement naturel.

Quels sont les apports en terme de productivité de la combinaison de ces différents outils Google ?

Un gain personnel de productivité

Tous ces outils ont en commun la dématérialisation, ainsi que le fait d’être utilisables via un unique compte Google sur tous les appareils électroniques.

Certains marquent la fin du post-it en permettant une meilleure organisation, d’autres celle de la clé USB comme par exemple Google Drive qui permet d’accéder à ses fichiers à distance de manière synchronisée. Le temps est également planifié de manière plus efficace avec Google Agenda ou Google Keep. Enfin, d’autres outils existent pour des fonctions plus spécifiques. C’est le cas de Google Traduction qui fait gagner du temps lors de voyages professionnels à l’étranger en permettant par exemple la traduction instantanée dans la langue souhaitée de texte à partir d’une photo prise depuis son smartphone. L’outil fonctionne de manière de plus en plus précise et sera bientôt utilisable sans même disposer d’une connexion Internet.

Une collaboration plus efficace entre les membres d’une même équipe

Les outils décrits plus haut et utilisés de manière combinée sont de vrais facilitateurs de communication en interne, même quand les personnes concernées travaillent depuis des pays différents. Google Agenda permet par exemple de connaître l’emploi du temps de ses collaborateurs et de planifier des réunions via un planning collaboratif, réunions qui peuvent ensuite avoir lieu par vidéoconférence grâce aux fonctionnalités de Google Hangouts. Des équipes peuvent également travailler sur un même projet en utilisant Google drive et l’efficacité d’une entreprise se voit ainsi grandement améliorée grâce à cette co-création en temps réel et à cette communication fluidifiée.

Une relation redéfinie avec les prestataires externes

Représentant un atout de productivité en interne, les outils Google permettent également, en prolongeant leurs apports hors du cadre de son entreprise, de faciliter la relation avec ses clients. Si on prend l’exemple de Google Agenda, la gestion de réunions avec divers prestataires se voit facilitée. Google Drive va permettre quant à lui de leur envoyer des fichiers volumineux directement à partir de son adresse email, avec 5 GO de stockage gratuits, et la possibilité de débloquer plus d’espace de stockage sur le Cloud.

Digilor Communication, expert en communication utilise au quotidien un nombre important d’outils Google et propose des formations Google pour utiliser les outils les plus efficaces qui vont vous permettre de booster votre productivité.

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